Emma Klingenberg fra OK Pan er halvdelen af en duo, der står for at shanghaje hjælpere til sommerens Junior-VM, som Aarhusklubben arrangerer sammen med Silkeborg OK. Hvordan samler og engagerer man 250 frivillige?
Tekst: Henrik Rindom Knudsen Foto: Kell Sønnichsen og Jonas Munthe
Du er en af to såkaldte frivillighedskoordinatorer til JWOC sammen med Mette Voldum Jørgensen fra Silkeborg OK. Hvad går jeres opgave ud på?
Kerneopgaven er at sikre, at vi har de folk, vi skal bruge; både op til, men især under Junior-VM. Det er alt sammen frivilligt arbejde. Og alle skal rekrutteres ude i klubberne, så det gælder om at få skabt en god stemning om arrangementet. Det prøver vi på ved at lave nogle fællestræninger for de to klubber og skrive nyhedsbreve ud, så vi holder de frivillige hjælpere til ilden. Desuden står vi også for beklædning og forplejning af hjælperne i løbet af ugen.
Hvornår startede arbejdet med at hverve frivillige til JWOC?
Jeg blev kontaktet og sagde ja til rollen som frivillighedskoordinator i sommeren 2017. Så allerede der begyndte vi at gøre medlemmerne opmærksomme på, at der er noget, der hedder Junior-VM ude i fremtiden. De fleste store poster blev allerede besat i 2017, og så tog arbejdet med at rekruttere de øvrige hjælpere rigtig fart i løbet af 2018.
Hvad var det første, I gjorde?
Vi brainstormede over, hvilke opgaver der skulle besættes, hvor vi fik lidt indspil fra de danske arrangører af JWOC i 2010. Men ellers har det været at få de cirka 40 funktionsledere på plads, og så har det været op til dem at definere deres behov og melde ind til os, hvor mange hjælpere de har brug for til deres funktion. Og så har vi så efter de behov placeret hjælpere.
Hvordan har I rekrutteret folk?
Man har kunnet melde sin interesse på forskellige måder. Vi har nogle frivillighedsbarometre, som hænger i klubhusene, som man har kunne skrive sig på, hvis man var interesseret i at hjælpe. Vi har også lavet en kompetencekortlæggelse og en medlemsundersøgelse i klubberne. Der har man også kunne tilkendegive, om man ville hjælpe. Til nogle af funktionslederrollerne har vi dog været ude og spørge folk mere direkte.
Hvad er formålet med frivillighedsbarometeret?
Det er for at synliggøre, hvem der har meldt sig, og for at vise, at vi har brug for rimelig mange hjælpere. Pan og Silkeborg har hver et i deres klubhus. Håbet er, at folk går forbi og ser: ”Hov min gode ven skal hjælpe, og så skal jeg da også hjælpe.” Så barometrene er et middel til at skabe motivation og er med til at skabe nysgerrighed omkring arrangementet.
Du nævnte, at Silkeborg og Pan holder nogle fællestræninger. Hvordan kan det være?
Vi er jo to klubber, der samarbejder, men til daglig træner vi hver for sig. Så vi vil gerne bruge træningerne til at lære hinanden bedre at kende – en form for ryste-sammen-arrangement. Og man kan for eksempel få sat ansigt på, hvem ens funktionsleder er. Ud over selve træningen er der også en mødedel med spisning.
Begynder I at være klar til sommerens arrangement?
Vi har lige fået et nyt funktionsområde, fordi starten på publikumsløbene har vist sig at skulle have sin egen funktion. Så det er lige en ekstra funktion, vi skal have besat. Men ellers har vi… nu skal jeg passe på med ikke at sige for meget, men vi har i hvert fald de fleste hjælpere på plads. Det store puslespil er godt skitseret, og så er der nogle huller, som vi fylder ud nu.
Hvordan bliver JWOC-ugen for dig?
Hvis alt går vel, skal jeg jo ikke lave noget i løbet af ugen. Så spiller det bare. Men Mette og jeg er selvfølgelig klar til at træde til og omfordele og finde løsninger, hvis – eller når – der kommer problemer med bemanding rundt omkring. Men vi håber da, at det spiller.
Orientering Online 